KSeF – co to jest i jak się przygotować do e-Faktur?

Biuro Rachunkowe Prestige aktywnym uczestnikiem spotkań SKwP

Cyfrowy księgowy 2024

Artykuły

Już wkrótce Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich przedsiębiorców. To największa zmiana w rozliczaniu podatków od czasu wprowadzenia JPK. Warto już teraz wiedzieć, czym jest KSeF, jakie korzyści przynosi i jak przygotować firmę do nowych zasad fakturowania.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Tradycyjne faktury papierowe i PDF zostaną zastąpione fakturami w jednolitym formacie XML.

Każda faktura trafi do systemu, gdzie zostanie nadany jej unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy będzie uznana za wystawioną i doręczoną kontrahentowi.

Dlaczego wprowadzono KSeF?

Celem jest uproszczenie i uszczelnienie systemu podatkowego. Dzięki KSeF:

administracja skarbowa zyskuje natychmiastowy dostęp do faktur,
przedsiębiorcy nie muszą przechowywać dokumentów w archiwum – są one bezpieczne w systemie,
znikają wątpliwości co do daty doręczenia faktury.

Jakie są korzyści dla przedsiębiorców?

Szybszy zwrot VAT – termin skrócony z 60 do 40 dni,
Bezpieczeństwo danych – faktury przechowywane przez 10 lat w systemie,
Automatyzacja księgowości – łatwe importowanie faktur do systemów księgowych,
Mniej formalności – brak konieczności wysyłania duplikatów czy archiwizacji.

Jak przygotować firmę do KSeF?

Sprawdź oprogramowanie – systemy finansowo-księgowe muszą być zintegrowane z KSeF.
Ustal procedury – określ, kto w firmie ma uprawnienia do wystawiania i odbierania e-faktur.
Przeszkol pracowników – szczególnie dział księgowości i sprzedaży.
Przetestuj system – już teraz można korzystać z wersji testowej KSeF.

Obowiązkowe e-fakturowanie za pomocą KSeF wejdzie w życie etapami:

1 lutego 2026 – duże przedsiębiorstwa (obrót w 2025 ponad 200 mln zł)
1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy (większość firm, MŚP, freelancerzy itp.)
1 stycznia 2027 – najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie)

Podsumowanie

KSeF to rewolucja w fakturowaniu, która wymaga od przedsiębiorców zmian organizacyjnych i technicznych. Choć początkowo wdrożenie może wydawać się wyzwaniem, w dłuższej perspektywie system znacząco ułatwi rozliczenia i zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.