Treści publikowane na blogu br-prestige.pl mają charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny i nie stanowią porady prawnej ani doradztwa podatkowego w rozumieniu przepisów prawa. Stan prawny aktualny na dzień publikacji wpisu. Każdy przypadek należy konsultować indywidualnie z księgowym lub doradcą podatkowym.

Uważasz remanent za przykry obowiązek? To błąd. Spis z natury to narzędzie, które bezpośrednio wpływa na wysokość Twojego podatku. Zobacz, jak wykonać go poprawnie, aby nie przepłacić w rocznym rozliczeniu.

To Więcej Niż Tylko Liczenie Towaru

Dla wielu przedsiębiorców coroczny spis z natury, znany jako remanent, kojarzy się z jednym – żmudnym i czasochłonnym obowiązkiem administracyjnym. Powszechnie postrzegany jest jako formalność polegająca na przeliczeniu towaru zalegającego na półkach i w magazynach.

Jednak takie myślenie to pułapka, która może kosztować firmę realne pieniądze. W rzeczywistości spis z natury jest jednym z najpotężniejszych narzędzi, które bezpośrednio wpływają na ostateczną wysokość płaconego podatku. Co więcej, prosty błąd w liczeniu może być zinterpretowany jako celowa próba zaniżenia dochodu, prowadząc do kontroli, której można łatwo uniknąć.

Zrozumienie prawdziwej roli remanentu w systemie podatkowym może nie tylko uchronić przed kosztownymi błędami, ale także otworzyć drzwi do świadomego kształtowania wyniku finansowego. Ten artykuł odkryje pięć kluczowych i często niedocenianych faktów dotyczących spisu z natury w polskich przepisach podatkowych na rok 2025.

1. Fakt #1: Remanent to Narzędzie Podatkowe, a Nie Tylko Stan Magazynu

Podstawowym celem spisu z natury w prawie podatkowym nie jest kontrola stanu magazynowego, lecz bezpośrednia korekta rocznych kosztów uzyskania przychodów. To właśnie wartość remanentu, a nie tylko suma faktur zakupowych, decyduje o finalnej kwocie kosztów, która zostanie uwzględniona w rozliczeniu rocznym.

Tę fundamentalną zasadę precyzuje art. 24 ust. 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mechanizm ten jest kluczowy dla zrozumienia, dlaczego dokładność spisu jest tak istotna.

Dochód z działalności jest różnicą pomiędzy przychodem (...) a kosztami uzyskania, powiększoną o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego (...), jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszoną o różnicę (...), jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Analizując ten przepis, dochodzimy do kluczowego wniosku: wyższa wartość spisu na koniec roku obniża roczne koszty, co w efekcie podnosi dochód do opodatkowania. Z kolei niższa wartość spisu końcowego zwiększa koszty i obniża podatek. To nie jest tylko reguła; to bezpośredni lewar na Twój dochód podlegający opodatkowaniu, jeden z niewielu, które możesz legalnie regulować po zakończeniu transakcji w danym roku. Remanent staje się więc bezpośrednią dźwignią, za pomocą której koryguje się roczną podstawę opodatkowania.

2. Fakt #2: Kalendarz to Twój Szef – Terminy, Których Nie Możesz Zignorować

Powiedzmy sobie jasno: daty sporządzania spisu z natury określone w przepisach to niepodważalne terminy, a nie wskazówki. Zgodnie z § 24 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), podatnicy są zobowiązani do jego przeprowadzenia w następujących momentach:

Na dzień 1 stycznia (na początek roku podatkowego),
Na koniec każdego roku podatkowego (na dzień 31 grudnia),
Na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
W razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym...,
W razie zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,
Na dzień likwidacji działalności.

Co więcej, przepisy jasno wskazują, że podatnik nie może nawet rozpocząć sprzedaży w nowym roku podatkowym, jeśli nie sporządził spisu z natury na dzień zakończenia poprzedniego roku. To dowodzi, że remanent jest fundamentalnym warunkiem zachowania ciągłości ewidencji podatkowej.

3. Fakt #3: Paradoks "Darmowych Rzeczy" – Dlaczego Towar z Darowizny Musi Trafić do Remanentu

Jednym z najbardziej zaskakujących obowiązków jest konieczność ujęcia w remanencie towarów nabytych nieodpłatnie. Indywidualna interpretacja podatkowa z dnia 24 marca 2025 r. jednoznacznie potwierdza, że towary handlowe otrzymane np. w drodze darowizny lub, jak w przypadku przywoływanej interpretacji, jako część podziału majątku małżeńskiego, muszą być wpisane do początkowego spisu z natury.

Logika tego przepisu ma na celu zapewnienie spójności systemu. Darczyńca przekazujący towary musi skorygować swoje koszty, usuwając z nich wydatki poniesione na ich zakup. W konsekwencji obdarowany, aby mógł w przyszłości zaliczyć wartość tych towarów do kosztów w momencie ich sprzedaży, musi wprowadzić je do swojej ewidencji. Remanent początkowy jest tu jedynym mechanizmem prawnym pozwalającym na ustanowienie "bazy kosztowej" dla niezakupionych towarów w ramach KPiR.

Bez tego wpisu w remanencie początkowym, wartość tych towarów w momencie ich ewentualnej sprzedaży zostałaby potraktowana jako czysty zysk, ponieważ nie istniałby odpowiadający im koszt uzyskania przychodu do potrącenia.

4. Fakt #4: Podwójna Rola – Inny Spis dla PIT, Inny dla VAT

Przedsiębiorcy muszą rozróżniać dwa fundamentalnie inne rodzaje spisów z natury, które służą odmiennym celom i podlegają innym regulacjom.

Pierwszy to standardowy remanent dla celów podatku dochodowego (PIT), sporządzany cyklicznie (na początek i koniec roku) lub w związku ze szczególnymi zdarzeniami (np. likwidacja). Drugi to specjalny remanent likwidacyjny, wymagany wyłącznie dla celów podatku od towarów i usług (VAT) i tylko w momencie zakończenia działalności.

Ich cele są całkowicie różne:

Remanent dla PIT: Służy do ustalenia rocznego dochodu poprzez korektę kosztów uzyskania przychodów.
Remanent dla VAT (likwidacyjny): Służy do opodatkowania towarów, od których odliczono VAT naliczony, a które nie zostały sprzedane do dnia likwidacji firmy.

Wskazówka Eksperta: Nigdy nie używaj tego samego dokumentu spisu dla celów PIT i VAT przy likwidacji. Remanent dla VAT ma inny cel (opodatkowanie towarów z odliczonym VAT) i inną podstawę wyceny (cena rynkowa, a niekoniecznie niższa z ceny zakupu/rynkowej). Prowadzenie dwóch oddzielnych, celowych dokumentów to klucz do uniknięcia błędów i pytań ze strony urzędu skarbowego.

Kluczowa różnica dotyczy również obowiązków formalnych. W przypadku remanentu likwidacyjnego dla VAT, podatnik ma obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o jego sporządzeniu w terminie 7 dni od dnia jego zakończenia. Taki obowiązek raportowania nie istnieje w przypadku standardowego spisu dla celów PIT.

5. Fakt #5: Efekt Domina – Jak Błąd z 31 Grudnia Wpływa na Cały Następny Rok

Największe ryzyko związane z remanentem tkwi w jego ciągłości. Wartość remanentu końcowego, sporządzonego na dzień 31 grudnia, automatycznie staje się wartością remanentu początkowego na dzień 1 stycznia następnego roku.

Ta prosta zasada tworzy efekt domina. Każdy błąd – czy to w fizycznym zliczeniu towarów, czy w ich wycenie – popełniony na koniec roku, zostaje bezpośrednio przeniesiony na cały kolejny rok podatkowy. Błędna wartość remanentu początkowego zniekształca kalkulację kosztów uzyskania przychodów przez następne 12 miesięcy.

Konsekwencje finansowe takiego błędu są daleko idące. Wpływają nie tylko na wysokość rocznego zobowiązania podatkowego, ale także na prawidłowość obliczania miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek. Co więcej, ponieważ podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest często powiązana z dochodem, błąd w remanencie może również prowadzić do nieprawidłowego naliczenia tej składki. Warto dodać jeszcze jeden krytyczny aspekt: zniekształcony obraz dochodu w rocznym zeznaniu PIT może negatywnie wpłynąć na ocenę zdolności kredytowej firmy przez bank, komplikując przyszłe starania o finansowanie, takie jak kredyt czy leasing.

Zakończenie: Spis z Natury jako Strategia, a Nie Obowiązek

Postrzeganie spisu z natury wyłącznie jako biurokratycznego obowiązku to marnowanie jego potencjału. Jak pokazują powyższe fakty, jest to strategiczne narzędzie finansowe i podatkowe, które ma realny i bezpośredni wpływ na wynik finansowy firmy oraz wysokość jej zobowiązań publicznoprawnych. Rzetelne i świadome podejście do remanentu to nie tylko gwarancja zgodności z prawem, ale także element mądrego zarządzania podatkami, który staje się kluczowy w perspektywie nadchodzącego obowiązku raportowania JPK_PKPIR.

Czy jesteś pewien, że Twój ostatni remanent był tylko formalnością, czy świadomym elementem strategii podatkowej Twojej firmy?

----------------------------------

Prowadzenie firmy jest wystarczająco trudne bez martwienia się o terminy ZUS i US. Dołącz do przedsiębiorców, którzy odzyskali czas na rozwój. Przejrzysta księgowość online.

Zobacz Cennik i pakiety