Treści publikowane na blogu br-prestige.pl mają charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny i nie stanowią porady prawnej ani doradztwa podatkowego w rozumieniu przepisów prawa. Stan prawny aktualny na dzień publikacji wpisu. Każdy przypadek należy konsultować indywidualnie z księgowym lub doradcą podatkowym.

Planujesz firmową Wigilię? Uważaj, to podatkowe pole minowe. Poznaj 4 nieoczywiste zasady, które decydują o tym, czy wrzucisz imprezę w koszty, czy narazisz się na spór z fiskusem.

Firmowa Wigilia to ceniona tradycja i doskonała okazja do integracji zespołu po roku pełnym wyzwań. Jednak za świątecznym nastrojem i wspólnym świętowaniem kryje się podatkowe pole minowe. To, co wydaje się prostym wydatkiem na imprezę pracowniczą, w oczach fiskusa może stać się skomplikowaną łamigłówką. W tym artykule odkrywamy cztery zaskakujące i często nieintuicyjne zasady, które zadecydują, czy świąteczne wydatki staną się kosztem firmy, czy bolesnym obciążeniem, którego nie da się odliczyć.

--------------------------------------------------------------------------------

1. Pułapka nr 1: Koszty przypadające na współpracownika B2B nie są kosztem podatkowym

Zaproszenie na Wigilię osób współpracujących z firmą na zasadach B2B (samozatrudnionych) to obecnie największe ryzyko podatkowe związane z organizacją tego typu spotkań. Choć z biznesowego punktu widzenia jest to naturalny gest, z perspektywy podatkowej całkowicie zmienia kwalifikację części wydatków.

Organy skarbowe traktują wydatki na gości B2B nie jako koszt integracji, lecz jako koszt reprezentacji, który jest kategorycznie wyłączony z kosztów uzyskania przychodów (KUP) na mocy Art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy o CIT. Fiskus uznaje, że celem takiego spotkania w odniesieniu do niezależnych kontrahentów nie jest motywacja (jak w przypadku pracowników), ale budowanie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz. A to jest definicja reprezentacji.

Podejście to zostało ostatecznie potwierdzone przez przełomowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Zgodnie z wyrokiem NSA (sygn. akt II FSK 572/22), wydatki na spotkania integracyjne w części przypadającej na współpracowników B2B nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Sąd uznał, że celem takiego spotkania jest kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach niezależnych kontrahentów, co jest definicją reprezentacji.

Praktyczna porada: Jeśli Twoja firma zatrudnia w modelu mieszanym (pracownicy na umowę o pracę i kontraktorzy B2B), musisz bezwzględnie wydzielić i wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów tę część wydatków, która przypada na uczestników B2B.

Warto dodać, że konsekwencje pojawiają się po obu stronach. Podczas gdy firma organizująca traci prawo do zaliczenia wydatku w koszty, dla samego współpracownika B2B udział w imprezie stanowi przychód z działalności gospodarczej. Obowiązek rozpoznania i opodatkowania tego przychodu spoczywa na nim.

2. Pułapka nr 2: Alkohol na stole? Fiskus zawsze wyłączy go z kosztów

Zasada dotycząca alkoholu serwowanego podczas imprez firmowych jest prosta i rygorystyczna: wydatki na jego zakup nigdy nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem organów podatkowych, zakup alkoholu nie ma związku przyczynowo-skutkowego z celem spotkania, jakim ma być integracja, motywacja czy poprawa komunikacji w zespole. Fiskus stoi na stanowisku, że fundowanie alkoholu wykracza poza ramy standardowych działań motywacyjnych i nosi znamiona wystawności lub reprezentacji.

Co ważne, ta zasada jest stosowana niezależnie od tego, czy w imprezie biorą udział wyłącznie pracownicy etatowi, czy również goście zewnętrzni. Wszelkie pozycje na fakturze dotyczące alkoholu muszą być zidentyfikowane i wyłączone z KUP.

3. Zaskoczenie nr 3: Pracownik nie zapłaci podatku od udziału w imprezie

W gąszczu podatkowych obostrzeń jest też dobra wiadomość, która z pewnością ucieszy pracowników. Ich udział w ogólnodostępnej i dobrowolnej Wigilii firmowej nie powoduje powstania u nich przychodu do opodatkowania (PIT).

Takie podejście wynika z historycznego wyroku Trybunału Konstytucyjnego (sygn. K 7/13), który uregulował kwestię opodatkowania nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników. Zgodnie z orzeczeniem, aby świadczenie stało się dla pracownika przychodem do opodatkowania, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:

Otrzymana korzyść musi być wymierna i możliwa do indywidualnego przypisania pracownikowi.
Świadczenie musi być spełnione w interesie pracownika, a nie pracodawcy.
Otrzymanie świadczenia musi prowadzić do zaoszczędzenia wydatku, który pracownik musiałby ponieść we własnym zakresie.

Ponieważ Wigilia firmowa nie spełnia tych kryteriów – w szczególności trudno jest przypisać pracownikowi indywidualną, wymierną korzyść, a przede wszystkim pracownik nie musiałby ponosić takiego wydatku, gdyby nie impreza – jego udział jest dla niego całkowicie neutralny podatkowo.

Uwaga: Asymetria podatkowa

Należy jednak pamiętać o ważnej zasadzie asymetrii podatkowej. Fakt, że udział w imprezie nie generuje przychodu dla pracownika (PIT), nie oznacza automatycznie, że cały wydatek na jej organizację staje się kosztem uzyskania przychodu dla firmy (CIT). To dwie odrębne kwestie, a każdą z nich należy analizować na podstawie dedykowanych jej przepisów.

4. Pułapka nr 4: Jedno słowo na fakturze, które decyduje o odliczeniu VAT

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury za organizację Wigilii zależy od kluczowego szczegółu – nazwy usługi. Choć może się to wydawać formalnością, dla organów skarbowych ma fundamentalne znaczenie.

Istnieje zasadnicza różnica między "usługą gastronomiczną" a "usługą cateringową". Zgodnie z przepisami, prawo do odliczenia VAT od usług gastronomicznych jest często kwestionowane, zwłaszcza gdy impreza odbywa się w lokalu usługodawcy (np. restauracji). Aby zminimalizować ryzyko podatkowe, należy zamawiać organizację Wigilii jako kompleksową usługę cateringową lub organizacyjną. Takie sformułowanie na fakturze dokumentuje zakup usługi złożonej (dostawa jedzenia, obsługa, przygotowanie sali), co znacząco zwiększa bezpieczeństwo i uprawnia do odliczenia podatku VAT.

--------------------------------------------------------------------------------

Podsumowanie: Jak wyjść z tego bez szwanku?

Organizacja firmowej Wigilii może być bezpieczna podatkowo, pod warunkiem świadomego podejścia do kilku kluczowych zasad. Aby uniknąć kosztownych błędów, wystarczy pamiętać o czterech filarach: po pierwsze, rygorystycznie segreguj koszty i wyłącz wydatki na gości B2B. Po drugie, bezwzględnie wyłącz z kosztów cały alkohol. Po trzecie, nie martw się o podatek dochodowy pracowników – dla nich impreza jest neutralna. I po czwarte, zadbaj o to, by na fakturze widniała "usługa cateringowa" lub "organizacyjna", a nie "gastronomiczna".

Czy staranne zaplanowanie firmowej Wigilii pod kątem podatkowym nie jest najlepszym prezentem, jaki dział finansowy może dać całej firmie na święta?

----------------------------------

Prowadzenie firmy jest wystarczająco trudne bez martwienia się o terminy ZUS i US. Dołącz do przedsiębiorców, którzy odzyskali czas na rozwój. Przejrzysta księgowość online.

Zobacz Cennik i pakiety