Nowa ustawa o ochronie sygnalistów, opublikowana 24 czerwca 2024 roku, wprowadza rewolucyjne zmiany w polskim porządku prawnym. Choć o samej potrzebie wdrożenia przepisów mówiło się od dawna, termin na ich implementację jest wyjątkowo krótki i upływa już 24 września 2024 roku. Czasu na dostosowanie wewnętrznych procedur jest więc bardzo mało.

Poza ogólnymi założeniami, takimi jak obowiązek stworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń, ustawa zawiera szereg zaskakujących i nieintuicyjnych szczegółów, które mogą umknąć uwadze przedsiębiorców. Znajomość tych niuansów jest kluczowa, aby uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W tym artykule przedstawiamy 5 najważniejszych z nich.

--------------------------------------------------------------------------------

1. To nie tylko problem dla korporacji. Twoja firma prawie na pewno też podlega ustawie.

Powszechne przekonanie, że ustawa o sygnalistach dotyczy wyłącznie dużych, międzynarodowych korporacji, jest błędne. W rzeczywistości jej przepisy obejmują znacznie szersze grono podmiotów, niż mogłoby się wydawać.

Podstawowym kryterium jest zatrudnianie co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową. Co kluczowe, do tej liczby wlicza się łącznie pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, np. w ramach umów cywilnoprawnych. To znacząco rozszerza zakres stosowania ustawy.

Najważniejszy jest jednak wyjątek od tej zasady – dla wielu branż próg 50 osób w ogóle nie istnieje. Niezależnie od liczby zatrudnionych, ustawie podlegają podmioty działające w sektorach takich jak:

usługi, produkty i rynki finansowe,
przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (np. biura rachunkowe, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, kancelarie prawne, doradztwo podatkowe),
bezpieczeństwo transportu,
ochrona środowiska.

Oznacza to, że małe, pięcioosobowe biuro rachunkowe, lokalna agencja nieruchomości czy butikowa kancelaria prawna podlegają obecnie tym samym rygorystycznym wymogom proceduralnym, co zakład produkcyjny zatrudniający 500 osób. Ten brak progu minimalnego dla określonych sektorów jest prawdopodobnie największą pułapką regulacyjną dla małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce.

2. Sygnalistą może być niemal każdy – nawet kandydat do pracy.

Ustawa o sygnalistach wprowadza niezwykle szeroką definicję osoby, której przysługuje ochrona. Sygnalista to nie jest formalnie wyznaczona funkcja w firmie. Może nim być każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

Katalog osób, które mogą uzyskać status sygnalisty, jest bardzo długi i obejmuje między innymi:

Pracownika (w tym tymczasowego),
Osobę na umowie cywilnoprawnej,
Przedsiębiorcę,
Akcjonariusza lub wspólnika,
Stażystę, wolontariusza, praktykanta,
Byłego pracownika,
Osobę w procesie rekrutacji.

Co więcej, ochrona przysługuje nie tylko osobie dokonującej zgłoszenia. Obejmuje również osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, takie jak współpracownik czy członek rodziny, które mogłyby doświadczyć działań odwetowych. Ten rozszerzony zakres oznacza, że każda interakcja – od odrzucenia kandydata w procesie rekrutacji, przez spór z dostawcą, po nieporozumienie ze wspólnikiem – niesie ze sobą potencjalne ryzyko prawne. Nieostrożnie sformułowany e-mail do odrzuconego kandydata może zostać później przedstawiony jako działanie odwetowe, fundamentalnie zmieniając profil ryzyka rutynowych działań HR i operacji biznesowych.

3. Kary są drakońskie: miliony złotych i więzienie.

Ignorowanie nowych przepisów wiąże się z ryzykiem poniesienia bardzo surowych sankcji. Ustawa wprowadza zarówno odpowiedzialność karną dla osób fizycznych, jak i dotkliwe kary finansowe dla samych firm.

Za konkretne działania lub zaniechania przewidziano karę grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności. Do najważniejszych czynów zabronionych należą:

Utrudnianie lub uniemożliwianie dokonania zgłoszenia: podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeżeli sprawca używa przemocy lub groźby, kara wzrasta do 3 lat pozbawienia wolności.
Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty: podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. W przypadku uporczywego działania kara wzrasta do 3 lat pozbawienia wolności.
Ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom: podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Oprócz odpowiedzialności indywidualnej, na podmiot prawny, który не wdroży wymaganej procedury wewnętrznej, może zostać nałożona dotkliwa kara grzywny, której wysokość jest uzależniona od przeciętnego wynagrodzenia.

UWAGA! Zgodnie z powyższym, sankcja za niesporządzenie i niewdrożenie procedury ochrony sygnalistów może wynieść od 4.300,00 PLN do 46.440.000,00 PLN.

4. To pracodawca musi udowodnić, że nie mści się na pracowniku.

Jednym z filarów nowej ustawy jest ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi. Oznacza to zakaz podejmowania jakichkolwiek niekorzystnych dla niego działań w związku z dokonanym zgłoszeniem. Może to być na przykład wypowiedzenie umowy, mobbing, pominięcie przy awansie czy nałożenie kary dyscyplinarnej.

Najbardziej rewolucyjną zmianą jest jednak wprowadzenie zasady odwróconego ciężaru dowodu. W praktyce oznacza to, że jeśli pracodawca podejmie jakiekolwiek działanie niekorzystne dla sygnalisty (np. zwolni go), to na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że decyzja ta była oparta na obiektywnych przesłankach i nie stanowiła odwetu za zgłoszenie.

UWAGA! Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, nie jest działaniem odwetowym.

Ta zmiana nakłada na pracodawców ogromny ciężar skrupulatnego dokumentowania obiektywnych, nieretorsyjnych podstaw każdej decyzji personalnej dotyczącej sygnalisty – od ocen pracowniczych po przyznawanie premii. Bez solidnej i tworzonej na bieżąco dokumentacji, obrona przed zarzutem stosowania odwetu staje się wyjątkowo trudna.

5. Zgłoszenia anonimowe? Firma może, ale nie musi ich przyjmować.

Wiele dyskusji wokół ustawy dotyczyło kwestii zgłoszeń anonimowych. Ostateczne przepisy wprowadzają w tym zakresie elastyczne rozwiązanie, pozostawiając decyzję w rękach samej firmy.

Ustawa stanowi, że podmiot prawny może, ale nie musi, przyjmować i rozpatrywać zgłoszeń anonimowych. Kluczowe jest to, co zostanie zapisane w wewnętrznej procedurze zgłoszeń. Jeżeli firma zdecyduje się w niej wyłączyć możliwość składania zgłoszeń anonimowych, to nie będzie zobowiązana do stosowania przepisów ustawy wobec takich zgłoszeń, nawet jeśli je otrzyma.

Jest to jedna z najważniejszych decyzji strategicznych, którą każda organizacja musi podjąć podczas tworzenia swojej procedury. Należy dokładnie rozważyć korzyści i ryzyka obu podejść, biorąc pod uwagę specyfikę branży i kulturę organizacyjną.

--------------------------------------------------------------------------------

Podsumowanie

Nowa ustawa o sygnalistach to znacznie więcej niż kolejny formalny obowiązek do odhaczenia na liście. To fundamentalna zmiana w podejściu do transparentności, odpowiedzialności i komunikacji w polskich firmach, która wymaga dogłębnego zrozumienia i starannego przygotowania.

Czy Twoja firma jest gotowa nie tylko na spełnienie wymogów, ale na budowanie kultury, w której pracownicy czują się bezpiecznie, by mówić prawdę?